Automatische factuurverwerking
Elke factuur die klopt, verwerkt zichzelf.
InvoiMatch ontvangt elke inkoopfactuur, legt hem naast de order en de ontvangst in je ERP en controleert hem binnen de marges die jij instelt. Elke factuur die klopt, verwerkt zichzelf. Wat afwijkt, staat klaar voor een medewerker om te controleren, die kiest vervolgens: accepteren, laten goedkeuren of als reclamatie terug naar de leverancier.
Elke factuur: Lezen, opzoeken, vergelijken, beoordelen.
Goederen, kosten of creditnota. Eén loket voor elke inkoopfactuur.
Waar de tijd in gaat zitten
Een factuur controleren is niet moeilijk. Het zijn er alleen zoveel.
Elk bedrijf dat inkoopt, krijgt facturen binnen die het moet controleren voordat er betaald wordt. Neem als voorbeeld een bedrijf met honderden leveranciers die elk meerdere keren per week factureren. Voor elke factuur gelden dezelfde vragen: kennen we de leverancier, kennen we de order, is het geleverd, klopt de prijs, klopt de toeslag. Meerdere vragen per factuur, honderden keren per dag, voor facturen die in de meeste gevallen gewoon kloppen.
Opzoeken
De factuur wordt geopend, de order wordt erbij gezocht, de ontvangst wordt gecontroleerd. Per factuur drie schermen, soms vier. Voor een factuur die klopt kost dat al evenveel tijd als voor een factuur die niet klopt.
Vergelijken
Aantallen tegen de ontvangst, prijzen tegen de afspraak, totalen tegen de order. Een toeslag die niet op de order stond, een deellevering, een verpakkingseenheid die anders is dan ingekocht. Elke afwijking is een beoordeling, en elke beoordeling kost tijd.
Terugkoppelen
Klopt het niet, dan begint het mailen. Naar inkoop voor de afspraak, naar de leverancier voor een creditnota, naar de budgethouder voor akkoord. De factuur blijft liggen tot iedereen heeft geantwoord, en de verwerkingstijd loopt door.
Zo gaat het grootste deel van de werkweek van de crediteurenadministratie naar facturen die na controle bleken te kloppen.
De omslag
Wat als je die controle zou automatiseren?
Wat als je al die inkoopfacturen niet door een medewerker laat controleren, maar een applicatie hebt die deze controle geautomatiseerd voor alle facturen uitvoert? Welke leverancier, welke order, wat is ontvangen, welke prijs is afgesproken, welke toeslag is toegestaan: InvoiMatch beantwoordt die vragen zelf, voor elke factuur, binnen de marges die jij hebt bepaald. Een paar cent verschil mag, een paar euro niet. Een toeslag tot een bepaald bedrag mag door, daarboven niet. Een deellevering is normaal, een dubbele factuur komt er niet door.
Elke factuur die binnen de marges valt, verwerkt zichzelf en gaat door naar betaling. Alleen de facturen die uitvallen komen bij een medewerker terecht, met de reden erbij. Je belast de crediteurenadministratie daarmee alleen nog met de uitzonderingen, niet met de facturen die gewoon kloppen. Dat is de omslag: van elke factuur controleren naar alleen de uitval beoordelen.
Hoe het werkt
Van binnenkomst tot boeking in vijf stappen.
Ontvangen
Facturen komen binnen via Peppol, EDI of een ander gestructureerd formaat. PDF's sluiten aan via Datuvo. Elke factuur krijgt een dossier met status en historie.
Herkennen
InvoiMatch herkent de leverancier, de order en het soort factuur: goederen, kosten of creditnota.
Matchen
Regel voor regel tegen de order en de ontvangst, totalen tegen de kop, toeslagen tegen de afspraak. Binnen de marges die jij hebt ingesteld.
Beoordelen
Alleen wat afwijkt wordt getoond aan de medewerker, die vervolgens kan besluiten: accepteren, laten goedkeuren, of als reclamatie naar de leverancier.
Boeken
Wat akkoord is, wordt in het ERP geboekt en klaargezet voor de betaalrun. Voor de meeste facturen is dit de route, zonder menselijke tussenkomst.
Wat het oplevert
Minder handwerk, minder fouten, meer grip.
Minder tijd per factuur
Facturen die kloppen worden geboekt zonder dat iemand ernaar hoeft te kijken. De uren die hiermee bespaard worden gaan naar de afwijkingen, en die worden er minder naarmate de marges en de leveranciersafspraken beter staan.
Minder onterecht of dubbel betaald
Elke factuur wordt tegen order en ontvangst gelegd. Een factuur zonder order, een dubbele factuur of een prijs boven de afspraak wordt niet goedgekeurd voor betaling zonder dat iemand ernaar heeft gekeken.
Grip op wat er ligt
Per factuur is zichtbaar waar deze staat, waarom die wacht en op wie. Aan het einde van de maand is er geen stapel meer die nog uitgezocht moet worden, alleen een lijst met openstaande afwijkingen en hun reden.
Voor wie
Voor bedrijven waar de facturen sneller binnenkomen dan een team ze kan bekijken.
Groothandel, retail, distributie, productie. Tientallen tot duizenden leveranciers, honderden tot duizenden facturen per week. De meeste kloppen. Toch gaat elke factuur door dezelfde handen, omdat niemand vooraf weet welke niet klopt. InvoiMatch haalt de goede facturen uit de stapel en laat alleen de afwijking over.
Bekijk of jouw organisatie erbij hoort →In je landschap
Naast je ERP, met je ERP als bron.
InvoiMatch haalt leveranciers, orders, ontvangsten en prijsafspraken op uit je ERP en zet goedgekeurde facturen door voor betaling. Wat in je ERP staat, blijft daar staan. InvoiMatch is geen boekhoudpakket, geen inkoopsysteem en geen Peppol-accesspoint: het is de controle ertussen.
De koppeling is gebouwd om met elk ERP te werken, of dat nu Microsoft Dynamics 365, SAP, AFAS of een ander systeem is. Facturen komen binnen via je accesspoint of EDI-provider. PDF's kunnen worden uitgelezen door Datuvo. Schone leveranciersdata via Vendarcs zorgt dat een factuur niet afwijkt omdat je eigen prijslijst verouderd is. Beide applicaties uit InvoiSuite sluiten direct aan, maar zijn geen voorwaarde.
Peppol
Peppol is het primaire format, maar niet het enige.
E-facturatie via Peppol is in België verplicht, in Duitsland en Frankrijk gefaseerd ingevoerd en in Nederland aangekondigd richting 2030. Voor InvoiMatch is een Peppol-factuur het normale geval. Maar de facturen die vandaag binnenkomen via EDI, in een ander XML-formaat of als PDF, verwerkt InvoiMatch in dezelfde stroom. Per formaat richt je één keer in hoe het gelezen wordt.
Lees welke formaten InvoiMatch ontvangt →Zo ziet het eruit
Een werkplek voor de afwijkingen, niet voor alle facturen.
Een overzicht van wat vandaag is binnengekomen, wat automatisch is geboekt en wat op een medewerker wacht. Per afwijking de factuur, de order, de ontvangst en de reden in één scherm. Per leverancier de marges en de regels die voor hem gelden.
Eerlijk is eerlijk
Wanneer InvoiMatch niet de moeite waard is.
Verwerk je tientallen facturen per week in plaats van per dag, komt alles binnen van een handvol leveranciers, of dekt je ERP de matching al af zonder dat iemand facturen nakijkt, dan is InvoiMatch misschien (nog) niet de juiste stap. InvoiMatch loont zodra het aantal facturen, het aantal leveranciers en de variatie in aanlevering samen groter zijn dan wat een team met de hand netjes kan houden. Maar let op, ben jij klaar voor Peppol? En wanneer wordt jouw team wel de bottleneck als je steeds meer facturen gaat ontvangen?
Benieuwd hoe InvoiMatch rust brengt in de tent?
We plannen dertig minuten. Je laat zien wat er nu binnenkomt en hoe het wordt gecontroleerd, wij laten zien wat InvoiMatch ermee doet: wat automatisch doorloopt, wat uitvalt en waarom. En we zeggen eerlijk of het bij jullie volume past.
Of stuur een mail: info@hupsen.com